Definición y Aplicación de Autores
La Administración
Es
un proceso que se encarga de alcanzar objetivos preestablecidos a
través de personas. A continuación se indican algunas definiciones
expuestas por diversos autores:
Brook Adams;
Es la capacidad de coordinar hábilmente muchas energías
sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo para
que ellas puedan operar como una sola unidad.
E.F.L. Brech;
Es un proceso social que lleva consigo la
responsabilidad de planificar y regular en forma eficiente las
operaciones de una empresa para lograr un propósito dado.
J.D. Mooney;
Es el arte o tecnicas de dirigir e inspirar a los demás con base en
un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.
Money; Diferencia la Administración de la organizacion como: La tecnicas de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado.
Peterson yPlowman;
Es una tecnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos u objetivos de un grupo
humano particular.
Koontz y O'Donnell; Es la direccion de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
G.P. Terry; Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante un esfuerzo ajeno.
F. Tannenbaum;
Es el empleo de la autoridad para Organizar, Dirigir y
Controlar a sus subordinados responsables (y
consiguientemente, a los grupos que ellos comandan) con el fin de
que todos los servicios que se prestan sean debidamente
coordinados en el logro del fin de la empresa.
Henri Fayol; Es Prever, Organizar, Mandar, Coordinar y Controlar. Fayol es considerado el padre de la Administración Moderna.
Los Procesos Administrativos
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración
comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta
disciplina, correctamente.
La administración
es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales,
con el propósito de alcanzar metas establecidas para la
organización.
Cuando se administra
cualquier empresa, existen dos
fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la
mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de
estructuración.
- PLANIFICACIÓN
Implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones,
y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en
corazonadas.
La
planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes para coordinar las
actividades.
Sin la
planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos
encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera
eficiente.
Los
planes presentan los objetivos de la organización y establecen los
procedimientos aptos para alcanzarlos. Además son guía
para:
- Que la organización consiga y dedique
los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las
actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtención de los
objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser
insatisfactorio.
Paso para planificar
- Es seleccionar las metas de la organización.
- Se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática.
Planes
estratégicos y operativos
Los planes que tienen
aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la
empresa y buscan Posicionar a la organización en términos de su entorno
son llamados planes
estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo serán
logrados los planes generales se denominan planes
operativos.
Se han identificado tres
diferencias entre los planes estratégicos y los
operativos.
Marco
Temporal: Corto
Plazo
(menos de 1 año) y Largo Plazo
(Más allá de 5 años)
Especificidad:
Específicos
(claramente
definidos), Direccional (flexibles, establecen guías
generales).
Frecuencia
de uso: Uso único (son generados para una
situación Única), Permanente
(planes continuos para actividades repetidas).
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos.
Estableciendo
OBJETIVOS
- Convertir la visión en específicos blancos de acción.
- Crear normas para rastrear el desempeño.
- Presiona a ser innovadores y enfocados.
- Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.
- ORGANIZACIÓN
El significado de este
concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: Ningún
organismo tiene partes idénticas, ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: Esas diversas, con
todo tienen un fin común o identico.
c) Coordinación: Precisamente para lograr ese fin,
cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en
vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a
una teología específica.
Organización es la estructuración técnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Organizar
es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar
las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes
estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben
adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseño organizacional.
La
organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y
estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes
futuros.
a)
La
organización se refiere a estructurar quizás la parte más tipica de los elementos que corresponden a mecánica
administrativa.
b) Por lo mismo, se
refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y
actividades".
c)
Por
idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están
por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o
remoto.
d)
La
organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el
sentido de qué puesto y no cuál persona.
Importancia
1. La organización, por
ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus
últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser
una empresa.
2.
Tan
grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho
perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración,
dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara
lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es
inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3.
Tiene
también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos
teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y
los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de
dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".
- DIRECCIÓN
Es
el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de
lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones.
Se
trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado.
Existen dos estratos para obtener éstos resultados:
a)
En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer
"ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser
productivas.
b) En
el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en
cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no
ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este
consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Los
gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr
el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización.
Los
gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su
mejor esfuerzo.
- CONTROL
Se puede definir como
el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como
fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los
gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades
estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad
si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se
han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un
sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera
que conduzcan a la consecución de las metas de la organización.
El
gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la
conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta
de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del
desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no
se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques
diferentes par diseñar sistemas de control: de mercado, burocrático y de
clan.
- El control de mercado: Es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
- El control burocrático: Se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas.
- El control de clan: El comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos.
Importancia del Control
Es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.
Es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.
Este proceso permite que la
organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.
Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del
proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la
práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados
mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.
